【特集：脱オフィス時代の働き方】中小企業におけるテレワークの課題と対応

2020/12/07

筆者は社会保険労務士として、中小企業に対し経営・人事労務分野でアドバイスを行っている。その中でいろいろな相談を受けるが、新型コロナウイルス感染症の流行が拡大して以降、テレワークに関する相談が急増してきた。

今回は、そのような相談を踏まえ今後テレワークという働き方がどのようになっていくか、中小企業はどんな課題があり、どう対応していくべきか、特に大企業との比較を念頭におきながら考察する。

総務省の調査によると、テレワークの導入率は、平成23（2011）年では9.9％であったが、年々増加し、令和元年には20.2％となった（図１）。さらに、今回の新型コロナウイルス感染症の影響により、一気に導入企業が増加した。母集団が異なるため単純に比較はできないが、株式会社東京商工リサーチの調査によれば、全企業でみると一時期57.8％（「現在、実施している」＋「新型コロナ以降に実施したが、現在は取りやめた」）が、テレワークを実施し、緊急事態宣言解除後においても、まだ31％の企業が継続している（図２）。

しかし、企業規模による格差は大きく、資本金１億円以上の企業では最大84.9％が実施していたのに対し、１億円未満の企業では、52.4％であった。

また、緊急事態宣言解除後に、一部テレワークの中止や実施日数の削減を行っている企業がある。中小企業では半数がテレワークを取りやめて、コロナ前の通常勤務に戻していることから、中小企業におけるテレワークのハードルは相対的に高いと言える。

それでは、次にテレワーク及び働き方改革の今後を考えてみたい。

今私たちは、新型コロナウイルスによりこれまでにはない生活を経験している。例えば、テレワークの導入で、今まで当たり前だと思っていた満員電車による通勤や会社での長時間勤務などがなくなり、家庭で家族と過ごす時間が増えたという人も多いと思われる。

このような生活の変化は、個々人の価値観、特に働くことに対する価値観の変化をもたらす。例えば、今までは「会社や仕事があって自分がある」という関係性であったとすると、今回の大きな変化を受けて、そこに疑問が生まれてきている。本当は自分があって、会社や仕事があるのではないかと。このような疑問を持つ人々は今着実に増加している。

テレワークについては、今年６月に実施されたＮＩＲＡ総研「第２回テレワークに関する就業者実態調査報告書」によると、46％の人が新型コロナウイルス終息後にテレワークを実施したいとし、現在テレワークを利用している人では、80％がテレワークを継続したいと答えている。

このように、今まで働き方改革と言われてもピンとこなかった人たちも、実際に生活の変化を体感することで、自分事として考えるようになってきている。その結果、働き方改革は新型コロナウイルスを機に、今後大きく進んでいくはずである。

今回新型コロナウイルスの流行を契機にテレワークを導入した企業は、まさしくＢＣＰ（事業継続計画）のために導入したわけだが、それ以外にも、テレワークのメリットとして「生産性の向上」「ワークライフバランスの充実」「育児介護離職の削減」があげられる。

「生産性の向上」では、営業などが顧客を訪れる際に直行直帰できることや、会議のための出張が不要になることなどで効率化を図れることがあげられる。また、テレワークを導入するプロセスで、業務のペーパーレス化・決済プロセスの簡略化など業務の見直しを行うことで業務効率の改善が期待できる。また、通勤時間をなくすことや柔軟な働き方ができることで、「ワークライフバランスが充実」する。「育児介護離職の削減」も、テレワークにより在宅勤務をしながら育児介護を行うことが容易になり、離職防止につながる。

このように、テレワーク自体は会社・従業員双方にメリットがある施策と言える。

前述の通りテレワークには大きな効果が期待できるが、導入にはいくつかの課題があげられている。

東京商工会議所が実施した調査（図３）によると、実施を検討するにあたっての課題として「テレワーク可能な業務がない」を除き、「社内体制が整っていない（仕事の管理・労務管理・評価など）」「パソコンやスマホ等の機器やネットワーク環境（ＬＡＮなど）の設備が十分でない」が上位にきている。また「どのように進めたら良いかわからない」は、ＩＴ専門人材がいないために進め方がわからないということであり、「ＩＴに知見を持つ人材がいない」と同じ課題と考えると、50人未満の企業では、合計16.5％も課題としてあげているのに対して、300人以上の企業では０％であることが特筆される。

①労働時間管理

「社内体制」として、テレワークの課題でよく指摘されるのは、「労働時間管理」と「人事評価」である。

労働時間管理では、目の前にいない社員の労働時間をどう管理すればよいのかという質問を受けることがある。実際にオフィスに社員がいないので、管理に不安を持つことも理解できるし、また育児・介護などによる勤務時の一時的な中断対応などテレワーク特有の働き方も考慮すると管理は複雑になりうる。

しかし、テレワークにおいても、原則労働時間管理は不可欠であり、その対策としてメールや電話、勤怠管理ツールの利用が、労働時間管理手法として考えられる。社員が少なければ、業務の開始時や終了時にメールや電話で上司に報告し、また社員が一定数以上となれば、勤怠管理ツールを使えばよい。何らかのルールを決めたり、管理ツールを導入することで、労働時間管理は十分可能と言える。

しかし、そのような時間管理のツールやルールを導入しても、同一空間にいない以上、サボらずに働いているか不安だという声も聞く。そのような声にあえて言えば、いくら管理してもサボる従業員はサボるのである。それはテレワークでもオフィスにいても同じである。それに対してさらに管理を強化してもまた同じ抜け道を探してサボられるだけで、それを心配するよりも、部下を、社員を信頼する、いわば性善説に立つことが根本的に必要である。社員を信じること、その前提が特にテレワークに重要と言える。

②人事評価

また、「目の前に社員がいないと仕事ぶりがわからず評価できない」という声も聞く。そういう経営者にはこう聞き返すことにしている。「目の前にいると何が評価できて、いないと何が評価できないのか？」

そもそも中小企業の中には、評価制度がない企業も少なくない。そのような企業では、社長が総合的に判断し（！）評価しており、評価におけるルールや決まり事がないことが多い。しかし、もちろん大企業のように精緻な人事制度は必ずしも必要ではないが、テレワークのように対面でない場合には、評価すべきものを明確化することが重要である。

何が求められていてどのような仕事をしてほしいのか評価者と被評価者との間で共通認識を持つことで、対面でなくとも評価が可能となるとともに従業員も安心して働くことができる。

③コスト

その次に「ＰＣやスマホ等の機器やネットワーク環境の設備が十分でない」「クラウドなどのソフトウェアの整備が十分ではない」「導入のためのコストを負担することが難しい」といった資金不足を課題とする中小企業経営者も多い。大企業と比して、一般的に資金面で十分とは言えない中小企業にとっては、テレワーク実施のための設備やソフトウェアの投資が負担と考えることは理解できる。

しかし、パソコンやソフトウェアなど、かなり安価で高性能なものも存在するし、助成金制度もこのコロナ禍を機に充実したものとなってきている。さらに、最初からすべてをテレワークに置き換えるのではなく、できる業務から可能な範囲で進めていくことで、費用を一度に支出しなくてもすませることは可能である。このようにして、それほどコストがかからずに導入できるはずである。

④人材不足

前述の通り、50人未満の企業では16.5％が「どのように進めたら良いかわからない」「ＩＴに知見を持つ人材がいない」と人材不足を指摘している。対照的に300人以上の企業では一社も課題として挙げておらず、企業規模が小さいほど、ＩＴ専門人材に課題を抱えていることが理解できる。

確かに少人数の企業ではＩＴの専門家を雇用することは難しい。しかし、直接雇用しなくても専門家の相談を受けることは可能である。例えば、厚生労働省のテレワーク相談センターや総務省のテレワークマネージャー相談事業を利用すれば、無料のコンサルティングや情報提供を受けることができる。

注意すべきは、ＩＴ人材がいないことで、経営者がテレワーク導入に十分な検討を行わず、導入されないことである。ＩＴが本業でない限り、中小企業の経営者でＩＴに詳しい社長は多くない。筆者が支援企業の社長にテレワークの必要性や導入に必要なＩＴについて説明しても、ピンとこない社長もいる。せめて外部に相談しようと思いつけば良いのだが、それに気が付かないと全く検討がなされないことになる。その意味では、経営者のＩＴ理解度も重要と言える。

このように中小企業におけるテレワーク導入の課題は少なからずあり、また大企業と比べればそのハードルは相対的に高い。

しかし、導入不可能なものではなく、それぞれにおいて対応策を実施していけば、十分テレワークの導入は可能と考える。またそのために活用できる補助金などもある。

さらに、導入においてはテレワーク可能な業務、テレワーク勤務可能な日数など、できるところ、可能な範囲から実施していき、徐々に拡大していくことが取り組みやすい方法と言える。例えば、テレワークのためにペーパーレスが必要だが、それができていないからテレワークを導入できないというのではなく、テレワークを実施しながら、並行してペーパーレスに取り組んでいけば良いのである。

現在のコロナ禍で大変な苦労をしている中小企業が数多くあることは言うまでもない。しかし、筆者は人や企業はいかなる事象からも学ぶことができ、このような時でさえも進歩できると考えている。テレワークを導入することで、生産性の向上や離職防止、優秀な人材の採用など、企業体質を強化することは可能である。また、今後の働き方改革の進展を考えれば、中小企業といえども対応していくことは必要である。

新型コロナウイルスが終息した後に、ずいぶん苦労したが、その間で企業体質が強くなった、と言えるように、今が成長の好機と捉え、中小企業ができることに取り組んでいくことに期待したい。

〈参考資料〉

ＮＩＲＡ総研「第２回テレワークに関する就業者実態調査報告書」